Gagner du temps

« Au secours, je suis débordé ! » : organiser sa gestion du temps

Salarié avec un air débordé et ennuyé

Gérard D., manager, croule sous les dossiers. Il est toujours en retard et ne parvient plus à faire surface. Sa gestion du temps est au degré zéro et il est proche de l’implosion. Exemple à ne pas suivre… et solutions.

« Je cours après le temps »

Gérard D. est débordé en permanence. La gestion du temps, il ne connaît pas !
Ses journées sont rythmées par l’irruption de collègues dans son bureau et les dizaines de mails qu’il reçoit chaque jour. Auxquels s’ajoutent les rendez-vous à l’extérieur et les déplacements.
« Je n’en peux plus. Je passe mon temps à courir et j’ai l’impression, du coup, de tout faire à moitié. Je suis tout le temps sur les nerfs et j’ai peur de craquer… »


Trouver des solutions

Selon son coach en management, Gérard D. est proche de l’implosion. Il doit donc apprendre à gérer son temps pour améliorer son efficacité et être plus à l’aise dans son activité. Quelques méthodes sont simples à mettre en œuvre.

Anticiper

La règle d’or est de faire un planning hebdomadaire des tâches à effectuer, par ordre de priorité. Et se bloquer du temps pour les plus importantes, pour se plonger dedans sans être dérangé.
- Déléguez ce qui peut l’être,
- Hiérarchisez votre agenda (avec un code couleur, par exemple) pour optimiser vos rendez-vous. Et gardez toujours 30 % de temps pour les imprévus,
- Accordez-vous 10 minutes de battement avant les rendez-vous et réunions importantes pour décompresser.

Gérer

- Dormez suffisamment : c’est la clé de l’efficacité,
- Gérez votre temps en fonction de votre horloge biologique : gardez les tâches les plus complexes pour les moments où vous êtes au « top ». En fonction de cette horloge, décalez, si vous le pouvez, vos horaires. Essayer d’échapper aux embouteillages, particulièrement chronophages,
- Si vous avez des rendez-vous et déplacements, faites-les systématiquement confirmer par votre assistant. Vous évitez ainsi les « cafouillages » de dernière minute.

Canaliser

Collègues, mails, téléphone : ces trois « voleurs de temps » doivent être canalisés :
- Indiquez des horaires de visites à vos collègues, vous n’en êtes que plus disponible. Restez accessible en cas d’urgence,
- Ne répondez à vos mails que le matin, après le déjeuner et le soir, vous perdez moins de temps,
- Faites filtrer vos appels et utilisez le téléphone portable comme une boîte vocale : vous rappelez vos correspondants en étant plus disponible.

23/11/09
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