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Smartphone : liberté conditionnelle…

Un smartphone

Selon l’enquête 2010 réalisée par l’association Française des Opérateurs mobiles et TNS Sofres, 25% des Français équipés à titre professionnel utilisent désormais un Smartphone, soit 13 points de plus qu’en 2009. Gain de temps, sentiment d’autonomie, de liberté et de confort de travail pour certains, véritable pensum et source de stress pour d’autres, les Smartphones ont bouleversé les habitudes de vie.

Comment expliquer ces différences de perception ? S’il est incontestable que la vitesse des évolutions technologiques dépasse de loin la rapidité d’adaptation et d’appropriation par l’Homme de ce qu’il a créé, l’origine du stress généré par ce nouvel outil de communication semble davantage trouver sa source dans la manière dont il est utilisé que dans la maitrise de ses différentes fonctionnalités.


Le risque de pression par l’urgence lié à la rapidité de la transmission de l’information avait déjà été identifié en 2004 lorsque Microsoft avait invité des présidents et directeurs généraux français à débattre de l’influence des TIC sur les relations humaines lors de son 2ème observatoire.

Cette tendance semble se renforcer si l’on en croit les résultats d’une enquête réalisée par OpinionWay auprès de 1 045 cadres français au mois de novembre 2010 concernant l’évolution des conditions de travail et plus particulièrement l’impact des TIC :

- 87% estiment que les ordinateurs portables et les Smartphones réclament des temps de réponse toujours plus courts.
- 84% attestent qu’ils accroissent le volume d’information à traiter.
- 80% avouent qu’ils engendrent un nombre croissant d’activités à réaliser en dehors du temps de travail.
- 74% précisent que leur entreprise ne prend aucune mesure pour rationaliser les échanges d’informations.
- 66% précisent qu’il n’existe pas de « droit à la déconnexion ».

Si les modalités d’utilisation des systèmes d’information, et notamment d’internet, sont à présent majoritairement mentionnées au sein du règlement intérieur des entrepises, il n’en est pas de même pour les « téléphones portables intelligents ».

Pour les personnes victime du « workaholism », ou, sans aller jusque là, qui rencontrent de réelles difficultés à gérer les déluges d’e-mails et de sms, ou qui perdent pied face aux coups de fils intempestifs à toute heure de la journée, voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront de gagner en sérénité et en efficacité.

Définir les règles d’utilisation

Le Smartphone est avant tout un outil de travail fourni par l’employeur et doit être considéré comme tel.

« On ne peut pas reprocher à quelqu’un de ne pas faire ce qu’on ne lui a pas demandé ». Dans la mesure où l’employeur n’a pas clarifié les règles d’utilisation de ces outils, vous avez tout intérêt à en prendre l’initiative.

- Que faire lorsque certains insomniaques vous adressent des mails à 1 heure du matin ? Faut-il y répondre au réveil ?
- Comment réagir lorsque son patron nous appelle pendant une réunion ? Doit-on quitter la salle séance tenante ou attendre la fin de notre réunion pour rappeler ? 
- Que faire lorsqu’un client appelle à 22 heures ?

S’il vous est difficile de modifier les comportements de votre entourage professionnel, vous avez néanmoins la capacité de faire évoluer les vôtres.

Lors d’un séminaire sur la gestion du stress pour managers, tous les participants avouent être stressés par les mails, sms et appels reçus durant leur temps de repos. Tous sauf un, Bernard. Comment fait-il ? Sa recette est simple : il éteint son portable à partir de 20 heures et ne le rallume que le lendemain à 8 heures.

Impossible diront certains. Si vous partagez cette réaction, posez-vous quelques questions :

- Que se passerait-il de si grave si je ne réponds pas ? Vais-je être réprimandé par mon patron ? Aurai-je une mauvaise appréciation lors de mon entretien annuel d’évaluation ?
- Qui m’a demandé d’être disponible sur mon temps libre ? De quitter à la seconde ma réunion ?

Echangez avec votre hiérarchie sur les conditions d’utilisation de manière à distinguer ce qui est demandé par l’entreprise de ce qui est de votre propre initiative (consciente ou inconsciente).

Il est rare que l’on demande à un collaborateur d’être disponible 24 heures sur 24. Cette habitude nourrirait-elle un besoin personnel : évitement de la solitude, sentiment d’être indispensable, peur de rater une information importante, crainte de voir sa réactivité remise en cause…

Si vous voulez cesser de subir la pression générée par les Smartphones, clarifiez vos règles d’utilisation, dans un premier temps auprès de votre responsable, puis vis-à-vis de vos interlocuteurs :

- Période de connexion et de déconnexion,
- Délai de réponse en cas d’indisponibilité (lors d’un séminaire, d’une réunion, en soirée, en week-end, en vacances, voire, pourquoi pas, lors de votre temps de pause).

Identifier son interlocuteur

Enregistrez dans votre répertoire téléphonique tous les numéros de vos interlocuteurs professionnels (patrons, collègues, collaborateurs, clients, fournisseurs) de manière à identifier rapidement votre interlocuteur.

Dans le cas d’un numéro inconnu, attendez tout simplement qu’il laisse un message et consultez-le au moment le plus opportun pour vous.

Vous pouvez également associer des sonneries différentes selon vos interlocuteurs.

Disposer de 2 mobiles

Le taux d’attribution de Smartphones augmente de manière considérable. Autrefois réservés aux cadres supérieurs, ils sont à présent remis aux autres catégories socioprofessionnelles (cadres de proximité, ingénieurs, commerciaux…).

L’attribution de ce petit bijou provoque généralement la résiliation de son abonnement personnel. Si vous souhaitez ne pas être sollicité durant votre temps libre, conservez votre ligne personnelle et éteignez votre portable professionnel. Vous serez alors joignable uniquement par les personnes que vous avez autorisé.

Modifier son annonce

Après quelques essais, vous êtes satisfaits de votre annonce. Du sourire dans la voix, de l’énergie dans le débit et une phrase digne des plus grands diplomates : « Indisponible pour le moment, laissez votre message, je vous rappelle au plus vite ».

Par cette annonce, vous vous engagez auprès de votre interlocuteur à le joindre rapidement, alors qu’il se peut que vous ne puissiez le faire, compte tenu de votre emploi du temps.

Vous pouvez modifier l’engagement de votre délai de réponse quand vous le souhaitez en modifiant votre annonce « En séminaire de telle date à telle date…».

Se former à l’utilisation des fonctionnalités des systèmes de messagerie

Savez-vous qu’il existe des fonctionnalités dans votre logiciel de messagerie conçues pour vous faire gagner du temps ?

Il vous est possible de ne plus recevoir de mails d’un groupe de discussion dont le contenu ne vous intéresse pas en actionnant la touche « ignorer ».

Si vous avez envie d’un peu de tranquillité mais que vous souhaitez tout de même recevoir les mails de certaines personnes, il vous est possible de filtrer les messages reçus par l’utilisation d’une application disponible sur internet.

Quelles que soient les astuces pour se libérer de l’emprise des Smartphones, la règle numéro 1 consiste à définir et faire connaître vos règles d’utilisation auprès de votre hiérarchie, vos collègues, collaborateurs, clients et fournisseurs.

L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle repose sur notre volonté et notre capacité à « poser nos limites », tant que celles-ci ne seront pas définies par nos organisations.

Francis Boyer, Coach, formateur et consultant en innovation sociale
10/02/11
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